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PRESUPUESTO EN CRISIS

TIEMPO DE ACTUALIZAR NUESTRO PLAN DE NEGOCIO

“No importa qué tan lento vayas mientras no te detengas”

Confucio.

Es un hecho claro, que hoy día las empresas consolidan su posicionamiento gracias al diseño e implantación de un Plan Estratégico, que responde a las necesidades del mercado y a las expectativas de los socios, no obstante, no es un hecho tan cierto, que los empresarios hoy conocen la diferencia entre su Plan Estratégico y su Plan de Negocios.

De un estudio realizado recientemente a un conjunto de casi 300 gerentes de nivel alto – medio a nivel latinoamericano, se pudo constatar, que apenas un 28% tenía clara esta diferencia, y comprendía la necesidad de que su Plan de Negocios dispusiera de un conjunto de metas orientadas principalmente a alcanzar el objetivo incluido en el Plan Estratégico para el año en curso, soportado en el Presupuesto Maestro del mismo plan y con elementos diferenciadores, como lo representan, un Plan Estratégico de Mercadeo y un Plan Financiero Base, pero que además, estuviera soportado en un Plan operativo y un plan de Talento Humano adecuado a las necesidades y expectativas del plan.

Es así que, ante los actuales escenarios, realizamos una revisión de las condiciones de estas empresas y les solicitamos complementar unas preguntas adicionales, ante la aparición de la pandemia, que todos sabemos traerá consigo, una recesión importante de los mercados, y para nuestra sorpresa, obtuvimos un 85% de receptividad y respuesta a nuestra solicitud, contribuyendo a constatar, que solo el 2% de las empresas encuestadas disponían de un Plan de Contingencias incorporado al Plan Estratégico, aun cuando este, no estuviera adecuado a un escenario de estas magnitudes, pero que los ayudo a posicionarse rápidamente en la reformulación de su plan de negocio, y atacar las condiciones que generó el escenario actual.

Al consultar a estas cinco empresas, cuáles fueron los elementos que les aportó este plan de contingencia, su respuesta coincidió en un 75% en los siguientes elementos: Tener claro su Capital de Trabajo Estimado para validarlo con el Capital de Trabajo Disponible, y poder generar acciones inmediatas para completar el mismo, Conocer y disponer de su Plantilla de Proveedores Confiables para contrastarlo con su disponibilidad de inventarios, y Disponer de su Cartera de Clientes fidelizados para establecer alianzas importantes que contribuyan, en equipo, para abordar el mercado en días por venir.

De lo presentado es que procedimos a revisar, para aquellas empresas que ocupan el 98% de las encuestadas, cuáles deberían ser sus próximos pasos para prepararse ante una inevitable recesión, que presentamos a continuación.

  1. Revise su Capital de Trabajo Requerido “CTR”. Es muy natural que ante esta situación lo primero que revisemos es los fondos de caja disponible, y en ocasiones comenzamos a realizar pagos, sin contemplar que es fundamental Jerarquice sus Egresos, plantearse escenarios asociados a sus CTR, el cual está distribuido en Nivel Primario (constituido por la nómina básica del personal, los costos indirectos y gastos fijos), el Nivel Secundario (constituido por cuotas de financiamiento) y el Nivel Terciario (que incorpora pago a proveedores y terceros). Una vez que se dispone de estos montos, se debe revisar contra el Capital de Trabajo Disponible (Fondos disponibles efectivos en caja sin incorporar cuentas por cobrar o pagos en tránsito) y así poder determinar el nivel de requerimiento de fondos financieros, para desarrollar propuestas al equipo directivo sobre planes de acción que incluyen solicitud de préstamos bancarios, préstamos a entidades de financiamiento y/o préstamos de Socios del Fondo de Reservas.
  2. Revise los Inventarios Disponibles no comprometidos. En este paso, se recomienda realizar una revisión exhaustiva del inventario de mercancía disponible o de insumos para la prestación de servicios, para luego contrastarlo con el Plan Estratégico de Ventas. Para ello se debe tener especial cuidado en la mercancía de largo tiempo de adquisición, y aquella que tiene demasiado tiempo en el almacén por baja rotación. El equipo de Cadena de Suministros, debe elaborar un informe pormenorizado de cada rubro de material, condiciones de este, perdurabilidad y vencimiento, ubicación y nivel de rotación, de manera que esta información pueda servir de insumos al equipo de venta para la revisión de su Plan de Ventas.
  3. Revise la Cartera de Clientes y sus Cuentas por Cobrar. En estas situaciones, es fundamental conocer el nivel de pasivos en manos de terceros, y las posibilidades de recuperación de estos recursos a corto plazo. Aquí el equipo de Ventas en alianza con el equipo Financiero, deben presentar propuestas para recuperar el capital en riesgo (cliente con historia de morosidad o retraso en pagos) y plantearse escenarios que pueden incorporar condiciones de pago inmediato con descuentos, de forma que pueda ser un atractivo para el cliente realizar el pago de la deuda en forma total (no tiene sentido realizar descuentos para pagos fraccionados o diferido o post-datados). Este plan debe ser presentado igualmente al equipo directivo para su consideración y aprobación. Tome en consideración, que sus clientes al igual que ustedes, se encuentran en el mismo proceso de recesión, pero es posible no tengan el mismo tiempo respuesta que ustedes. Resalte en el informe, las posibilidades de recuperar este capital y clasifíquelas como Confiables, Probables y Posibles, de manera que la toma de decisión sea más fácil, y la posibilidad de construir los escenarios para los días por venir, sean más eficiente.
  4. Revise el Plan de Ventas actual para su actualización. Indiscutiblemente las ventas programadas en el plan de negocio se verán duramente afectadas por varias razones: La primera es que sus clientes se encuentran en las mismas condiciones que usted, y la capacidad de compra disminuirá, segundo y tan importante como la primera, su competencia de seguro estará desarrollando estrategias para mantener su cartera de clientes con propuestas que pueden añadir un grado de dificultad al proceso de ventas, tercero es el elemento capacidad de crecimiento de mercado, la cual debe ser un elemento incluido en el actual Plan de Ventas y que está constituido por el crecimiento en la cartera de clientes, en este caso, es importante considerar el hecho, de que algunos clientes no estarán preparados para aguantar esta situación, y se verán obligados a cerrar operaciones con su correspondiente reducción del mercado, de allí que es importante que el equipo de ventas se aboque a revisar su cartera de clientes y tratar de indagar su estado actual y sus pronósticos, para incorporarlos en el nuevo plan de ventas. Por otro lado y no menos importante, está la retención comercial, que no es otra cosa que trabajar en mantener la actual cartera de clientes y pensar en estrategias para incorporar nuevos clientes, como resultado de cierre de empresas de la competencia. Recuerde, Existe una buena probabilidad de que la torta del mercado disponible para sus productos, se vea en reducción, de allí que su pronóstico de ventas debe ser conservador, para ello, considere ventas a futuro con anticipos, venta de material de baja rotación y material con daño o pronto a vencimiento con descuentos. El Objetivo es fortalecer el flujo de caja, por ello, una consideración OBLIGATORIA es que todas las posibles ventas deben ser de contado con cero días de Crédito.
  5. Revisión y ajuste del Plan Financiero. Una vez dispuestos de los informes provenientes de las acciones anteriores, el equipo financiero debe elaborar un Flujo de Efectivo Proyectado conservador a fin de determinar el Nivel de Financiamiento requerido. Recuerde que todas las empresas, al igual que usted, acudirán al sistema Bancario y financiero, lo que limitará la capacidad de respuesta de estos, de allí la importancia de abordar esta situación con oportunidad de rapidez que le aumente las oportunidades a que reciba una respuesta favorable a su solicitud.
  6. Revisión documental Necesaria. Aquí nos referimos, que para cualquier préstamo, se requiere presentar un conjunto de documentos (normalmente estos se encuentran en Digital) y en ocasiones estos documentos deben estar actualizados, en especial los informes financieros, como Balance General , estados de resultados, entre otros, de allí, que el equipo de Finanzas debe estar preparando esta documentación para tenerla lista una vez que se actualice el Plan de Negocios y se disponga de los montos que requerirán financiamiento.
  7. Revisión y Actualización del Plan Negocios. Con la información disponible, el equipo Gerencial deberá revisar y actualizar el Plan de Negocio propuesto, para ser presentado al equipo directivo. Este plan debe ser diseñado para doce (12) meses con revisiones trimestrales y contar con metas de ventas ajustadas y conciliadas con el equipo de ventas, la disponibilidad de inventario con tiempo de duración para dos escenarios, sin compras y con compras, definiendo los tiempos máximos que la empresa puede funcionar solo con los inventarios disponibles.
  8. Preparar Propuestas de Solicitud de Crédito a entidades financieras y bancarias. Ya al disponer del Plan de Negocio Ajustado, se puede tener claridad de los montos a ser solicitados a las entidades bancarias, con las que el equipo responsable de estas relaciones, ya debe previamente, haber realizado las conversaciones necesarias para solo tener que presentar los documentos necesarios para realizar las solicitudes, de allí la importancia de estar al día y solventes con estas instituciones.
  9. Realizar un Plan de Talento Humano. Como consecuencia de la revisión del Plan de Negocio, es posible que exista la necesidad realizar una OPTIMIZACIÓN de la Plantilla Laboral, lo que requiere revisar la pertinencia de algunos puestos de trabajo, y en caso de alguna desincorporación, la misma debe responder en forma clara al Plan de Negocio, es decir, en estas circunstancia la acción no debe ser por cuota a las unidades de negocio (es decir, solicitar a cada líder indique un personal para ser desincorporado), la desincorporación debe responder al personal que según el plan de negocios no será requerido, por ejemplo un ajuste en la plantilla de ventas, o de operaciones, o en la administración personal por reducción de actividades, pero no porque se necesita una Reducción, por cuanto este tipo de actividad puede conllevar a la pérdida de personal valioso, clave o necesario. como comentario adicional para este punto, en ocasiones  las empresas no desincorporan personal de ventas o personal de operaciones por considerarlo medulares, no obstante, en este apartado es importante recordar, que este personal está directamente ligado a los niveles de producción y venta, y si esto disminuye, los requerimientos también, de allí que es buen momento para desincorporar el personal menos eficiente, problemático o que no ha cubierto las expectativas, recuerde que esta gestión debe ser realizada objetivamente midiendo variables de desempeño, como por ejemplo, nivel de cumplimiento de metas, crecimiento de cartera de clientes, nivel de devolución en ventas, cumplimiento de las metas de producción, esto solo como algunos ejemplo.
  10. Actualice un plan de Mercadeo para responder al Plan de Negocio Ajustado. Como mencionamos en la cápsula anterior, es normal pensar que no tiene sentido realizar actividades de mercadeo en épocas de crisis, donde todos están es pendiente de ver como salen a flote, y la realidad es que no es así, las crisis también son momento de realizar publicidad, promocionar productos en ofertas, mantener el reconocimiento de la marca, pero no por ello, debemos dedicar presupuesto adicional para esta gestión, es momento de creatividad e innovación, y para ello algunas empresas disponen de un equipo de marketing interno, a quien debe solicitarse preparar un plan de mercadeo adecuado a la situación, y alinearse con el equipo de ventas para desarrollar acciones.

En resumen, Toda contingencia requiere de acciones extremas pero oportunas, y la viabilidad de la empresa está centrada en su capacidad de responder a las eventualidades y variables que pueda presentar el entorno. El concepto primordial es superar la crisis en equipo, aportando soluciones confiables, pero alcanzables, oportunas, y que es posible en ocasiones no representan un gran rendimiento, pero es que el verdadero rendimiento se verá al superar la crisis, donde se observará el cambio en la cultura de trabajo, la integración del equipo y el reconocimiento de que “La suma de las partes es superior al Todo”, pero más allá de lo indicado, está el lograr que la empresa Perdure en el tiempo.

Ing. Gerardo Guerra Rincón.
Especialista en Costos y Planes de Negocio.

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ing. Gerardo Guerra, Esp .

Es Ingeniero Civil (egresado en 1984 de la Universidad Rafael Urdaneta – Venezuela) con especialidad en Gerencia de empresas y Planificación Estratégica (Universidad del Zulia – Venezuela). Profesor a nivel de pregrado y postgrado en Universidades Nacionales e Internacionales. Conferencista y Asesor Integral. Ex-Director Ejecutivo de Fedecámaras Zulia y CEO de ISE Consultores LLC

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